2018年5月23日中午12:30分，会务组成员在东区图书馆610会议室准时召开会务组筹备会议，会议由图书馆学生主管丁菁梅老师主持，会务领队刘培同学进行汇报。参会的有前期招募的阿依本等15位同学，还有承办方中文在线公司胡思思、以及电子签到给予技术支持的上海惠祎辰智能科技有限公司代表张海龙参加。
图书馆丁老师，首先介绍了本次会务筹备的整体情况和活动背景，其次介绍了前来参会的相关单位代表。
接着刘培同学开始正式会议内容，首先介绍了6月1日当天活动的日程安排和时间，活动从早8：00开始到18：00结束，将接待120多位来自省内各高校图书馆领导、老师及参赛获奖同学。会议内容有朗诵决赛和颁奖仪式等多个重大活动项目。接着进行会务岗位分工，根据同学们的自我介绍和技术特长和服务时间，安排相关的岗位，有的负责前台报名接待、 有的负责颁奖环节引导、有的负责朗读者比赛的计分统计、有的负责现场茶水服务……同学们都积极踊跃的进入到工作任务的分配中。
会议然后主要介绍各个岗位的任务并现场根据各位工作人员的时间进行了相应的安排。另外，对活动当天的一些复杂的任务比如在西区校门口设接待员、前台签到处的签到和资料发放、颁奖环节的领奖引导、朗诵比赛时间提醒，大家都对会场可能出现的情况以及工作任务的细节热烈讨论积极参与。对活动过程可能出现的一些纰漏，大家都积极地讨论，给出了不少有效建议。
会议一直召开到下午三点半，最后，刘培同学还介绍了一些注意事项和应急方案。本次的会议内容丰富，参会人员多、会务工作时间紧，任务重，每位同学都要发挥自己的特长积极机动应对会场情况。会议在会务组成员的热烈讨论中顺利结束。定在下周安排时间统一到会议现场进行会场布置以及现场模拟，确保会议有序顺利召开。
（会务组 聂明军同学）
